管理職の役割とスキル

分かりやすい資料作成のコツ 文章構成と図解

 

ビジネスでは必須となる資料、いわゆるビジネス文書は業界、業種、職種を問わず資料作成、文章を作成するスキルは必須です。

そんなビジネス文書、資料ですが、「書いてある内容の意味が分からない」、「どういことなのか」、「不明確だ」、「説得力が無い」と上司に言われた経験はありませんか?

いつまでたっても上達しない資料作成を図解を用いて、分かりやすい資料で、かつ早く効率的に作成してみませんか。

タイトルと構成

本記事では図解を用いた資料に焦点をあててご紹介してまいりますが、図解以前に資料作成、ビジネス文書を作成するうえでの大切な基本中の基本をご説明します。これなしでは、図解をいくら使おうと、いくら理路整然とされた美しい文書を用いても成り立たないものです。

タイトルを決める

なぜそんな当たり前のことを言っているのですか? タイトルを決めるなんて当然じゃないですか?

そんな声が聞こえてきそうですが、はたしてそうでしょうか?

意外とできていないものです。

下記を考えてタイトルをつけているでしょうか?

  • この資料で本当に言いたいこと、伝えたいことは何か
  • この資料で期待する効果は何か(理解してもらいたい、依頼したい、判断を仰ぎたい、連絡したい、等々)
  • 読ませる相手は誰か

ここまで、考えたうえで、適切なタイトルをつけているでしょうか?

ここを見誤ると、何の資料か焦点がぼやけてしまいます。

適切なタイトルをつけるということは、コンセプトを決めること、そして「どういうことなのか」を簡潔明瞭に一言でいうことです。

構成を考えて構造化する

図解する以前に資料作成では、次に大事なこと。

全体の構成を考えて、構造化することです。

これも意外とできていない方が多いように感じます。

構成を考えて、構造化する前にいきなり文書を書き始めてしまう。

それらの文書は、私はいきなり詳細文書と呼び、部下などには話すことが多いです。

ロジカルシンキングでも登場してくる構造化(ロジカルシンキング構造化に関する当ブログ記事はこちら)をまず行うことが重要です。

構造化と聞くと難しく感じるかもしれませんが、もっと簡単に言うと、「まず書く内容のお題目を箇条書きにする」ことです。

タイトルの一つ下の階層のお題目(サブタイトル)を作成することです。(これが階層化ですね)

いきなり文書を書き始めるのではなく、ここまでやって上司に相談するなどした方が効率的だと思います。

タイトルを決めたら、構造化(サブタイトルのお題目を箇条書き)する。

これで、分かりやすい文書の構成となります。

構造化したサブタイトルを階層化する

階層化するとはどういうことでしょうか?

既に構造化したところで、タイトル、サブタイトルと階層化しています。

次はサブタイトルごとに詳細内容を作成します。

お題目まで決まっていれば、詳細内容は書くだけです。

ここで、さらにサブサブタイトルと階層化するものもあるかと思います。

しかしながら、タイトル、サブタイトルが決定していればもう楽なものです。

これだけでも、伝えたいことは明確になっているのですから出来たも同然です。

ここで文章で表現するか、図解で表現するか、もしくは文章+図解のハイブリッドとするかを決めることになります。

文章で分かりにくい表現は図解で解決

やっとここで本題である図解を用いた資料の解説となります。

小説と漫画、ラジオとテレビの違い

図解を用いると何がいいのでしょうか?

簡単に説明すると、小説と漫画、ラジオとテレビを想像してください。

小説とラジオは情報としては文字だけですね

かたや漫画とテレビは文字だけでなく、文字以外の情報がありますね。

文字+文字以外の情報をあわせると、文字だけですと的確に簡潔に表現していないと、すぐには分かりません。

小説は読んで頭の中で解釈して理解する、ラジオは聞いて頭の中で解釈して理解する。

漫画は絵を見てその時点で何かが理解できる、テレビも見てその時点で何かが理解できる

その点が大きく違います。

資料を文章だけでなく、図解で表すということは『分かりやすい』『理解しやすい』ということです。

図解を用いるパターン

何でもかんでも図解にすればいいというわけではありません。

情報量が少ないものを無理やり図解にすると、分かりづらくさせるだけのケースもあります。

どのようなものを図解にすればベストなのでしょうか?

大きく分けて以下のように考えてください

  • 情報量が多い
  • 全体を表現したい
  • 経過を表現したい
  • 複雑な関係を表現したい
  • 前後での差異を表現したい
  • 系統図など図以外では表現できないもの

文章だけで記載すると非常に分かりづらいものはワンポイントとしての図解を用いるか、全て図解としてしまうかの判断は必要となりますが、基本的には上記のように考えていけばよいでしょう。

 

いかがでしたでしょうか

図解することの大切さが分かりましたでしょうか?

また別記事で、続けて図解する具体的方法や事例をご紹介したいと考えております。

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