業界、業種を問わず会社ではビジネス文書やビジネスメールは避けては通れない仕事です。
基本的にビジネス文書やビジネスメールは、会社内外問わず、「相手に情報を伝える」「相手に依頼する」「相手に謝罪する」「記録として残す」などの目的があります。
若い方、またミドル層になっても文書は苦手だということをよく耳にします。
記載する内容や表現はその場面、場面で変わるかもしれませんが、もともとの目的を達成するための形は標準的に定型化できるものもあります。
本記事では対社外のお客様や取引先に最も共通して使える、標準化できる冒頭の挨拶文やしめくくりの文に関してご説明します
ビジネス文書の挨拶文
書き出しにいきなり本題に入るのではなく、まず挨拶が肝心です
挨拶は慣用句としてパターンで分類でき、以下４つをおさえておくことをお勧めします
頭語と結語
文書の始まりと締めに記載するもので、省略する場合もあります
拝啓と敬具、謹啓と敬白
時候の挨拶と祝意の挨拶
季節にあわせた挨拶と、相手の繁栄や活躍などを祝う・喜ぶ挨拶です。
こちらは、各月毎に変えるケースと季節に関係なく使う語句と、感謝の意を表す語句を組み合わせて使います
時候の語句
１月
新春の候、初春の候、厳寒の候、厳冬の候、大寒の候
２月
立春の候、厳寒の候、残寒の候、残冬の候、春寒の候
3月
春分の候、春暖の候、早春の候、陽春の候、浅春の候
4月
桜花の候、春暖の候、春日の候、麗春の候、晩春の候
5月
青葉の候、暮春の候、新緑の候、若葉の候、残春の候
6月
長雨の候、入梅の候、初夏の候、薄暑の候、小夏の候
7月
盛夏の候、酷暑の候、大暑の候、向暑の候、梅雨明けの候
8月
納涼の候、避暑の候、立秋の候、晩夏の候、残暑の候
9月
新秋の候、新涼の候、涼風の候、白露の候、秋晴の候
10月
秋雨の候、秋涼の候、錦秋の候、夜長の候、秋霜の候
11月
晩秋の候、霜秋の候、冷雨の候、霜寒の候、深秋の候
12月
寒気の候、師走の候、歳末の候、初冬の候、初雪の候
全シーズン共通
時下
祝意の語句
ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます
ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます
○○様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます
○○様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます
○○様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます
例文
時候の語句と、祝意の語句を組み合わせて以下のように使用します
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「新春の候、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます」
「盛夏の候、○○様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます」
感謝の挨拶
常日頃からお世話になっている、相手様に感謝の意を表明するためのものです
パターン的には以下５つの語句からの組み合わせとなります
構成語句（１）
平素は、日頃は、いつも
構成語句（２）
格別の、多大の、ひとかたならぬ
構成語句（３）
ご愛顧、お引き立て、ご用命、ご支援
構成語句（４）
を賜り、のほど、をいただき、にあずかり
構成語句（５）
厚く御礼申し上げます、感謝いたします、大変ありがとうございます
例文
「平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます」
本題に続き締めの語句
挨拶をしたあとに、本題内容説明を記載して最後に締めくくる語句です
目的により、言い回しを変えます
依頼
まずはご依頼申し上げます
回答
まずはご返事申し上げます、まずはご返答させて頂きます
お詫び
大変申し訳ございません、あしからずご了承たまわりますようお願い申し上げます
お断り
遺憾ながら、貴意に添いかねますので、あしからずご了承のほどお願い申し上げます
ご案内
まずは取り急ぎ、ご案内申し上げます
配慮
今後ともよろしくお引き立てをお願い申し上げます、今後ともご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願い致します
ご連絡
まずはご連絡申し上げます
挨拶全文 例文
以上、各パーツを組み合わせて、以下のような挨拶文が作成できます。
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて今回、ご依頼頂いた価格の引き下げについて、まずはご返答させて頂きます。
今後ともよろしくお引き立てをお願い申し上げます。 敬具
いかがでしたでしょうか
ビジネス文書の挨拶文は全て事足ります
ご参考にして頂ければ幸いです