文書といえば、お客様に提出する社外文書が企業にとっては最も重要なものとなり、細心の注意をはらって、用件を正しく伝えるだけではなく、礼節を重んじ、さらに分かり易い表現をすることが必要となります。
社内文書の種類
社外文書は、不特定多数のお客様向けに公開するもの、特定の法人や団体に対して提出するものがあります。
不特定多数のお客様へ公開するものであれば、消費者としての立場で私たちも何度もみかけたことがあるかと思います。
当記事では、会社対会社用のやりとりのための文書についてご説明をしたいと思います。
まず、社外文書にはどのような種類があるのでしょうか？
大きくカテゴライズしてみます。
報告・連絡
まずは報告、連絡です。社内文書と同じように、これは使われることがいちばん多い種類の文書ではないでしょうか。現在の請け負っている仕事の作業状況、依頼をうけた内容の結果報告など、現在の契約上の業務に関しての内容の説明するために行うこたが多いかと思います。
通知・依頼
現在の取引の価格改定や、生産中止やサービス提供の終了といった、現在のお取引している内容の変更に伴う内容をお知らせるするために提出します。
特に１対１で特殊なものやサービスを取引している場合は、いきなり通知や依頼ではなく、まず報告をしてから、段階を経て最終的な決定事項を通知する、依頼するというパターンが多いのではないでしょうか。
提案
こちらは、現在の取引している内容というよりも、新たな仕事をもとめての、営業活動の一環であることがほとんどだと思います。
新製品が発表されたので採用のお勧めや、現在あるサービスの改善のお勧めなど、今現在からよりよくするためにご紹介する文書となります
お詫び
提供している品物、サービスで欠陥やミスをおかして、ご迷惑をおかけした場合。納品ミスや、納期遅延などのトラブルの場合。担当者の対応が悪かったなど、お客様に対して、ミスを謝罪して、今後も良好な関係を結ばせて頂きたいというこを進めるために提出する文書となります。
社外文書はその会社の顔をあらわす重要なものとなりますので、社内文書もさることながら、さらに細心の注意を払って、適切な運用をしていく必要があります。
上長のチェックが入っていない文書が社外に出ていくなどはもっての他です。
社外文書の重要性は今一度、考えてみることが大切です。
社外文書の書き方例
報告文書の注意点をご紹介します。
社外文書は、日付、宛名、発信者の記載は正確に
また、時候のあいさつなどの常識的な範囲の記載
要点の記載、そして具体例の記載
読み手にとって、不快に思わない、分かりやすいこと、礼儀があることが大切です。