【連載】資料作成のこつ 第1回:ビジネス文書は難しい

ビジネスシーンでは避けて通れない必須の作業、それが資料作成です

資料作成は新入社員からベテラン社員、総務や人事や経理といった管理間接部門、営業所、工場といった生産部門を問わず、必ず行うべき作業、チェックしなければいけない作業となります。そのような資料、ビジネスの現場で登場する資料は総称してビジネス文書と呼ばれます。

ビジネス文書は、新人の頃に赤で添削をされ、さんざんダメ出しを受けた苦い経験もおありでしょうし、仕事を受注する場面でのプレゼンのための提案書をブラッシュアップさせた経験もおありでしょうし、社内での不具合を報告するための書類をつくった経験もおありでしょう。

このようにありとあらゆるビジネスシーンにあらわれ、かつ仕事の成否を左右するほどの非常に重要な位置づけをしめるものですが、いつまでたっても上手にできない、すぐにできない等、作成が不得意だという話は良く聞きます。

それは若手に限ったことではなく、20代後半から30代前半の第一線の実務者、管理職にさしかかったアラフォーのミドル世代のなかでも、文書作成は難しい、苦手だという方は少なくありません。

なぜでしょうか?

センスがないからでしょうか?

文才がないからでしょうか?

いいえ、そうではありません。

ビジネス文書は小説や、雑誌記事とは違います。

誰でも小説家や、雑誌記者や、絵本作家になれるわけではありません。

しかしながら、ビジネス文書は誰でも一定の水準の作品を仕上げることができます。

それには、体系だてた論理とルールにのっとるだけで、今まで苦手だったビジネス文書が見違えるように上達することができるのではないでしょうか。

また、現在は文書をボールペン、万年筆で手書きで作成することは滅多にありません。

PCで、ワードやエクセルなどのワープロソフトや表計算ソフト、パワーポイントなどのプレゼンテーション用のソフトが揃っております。

その使い方も重要なファクターです

そんなビジネス文書に関してですが、作成するコツ、おさえるべきポイントを連載でご紹介していきますので、みなさまのビジネスライフにお役にたてれば幸いです。