ビジネス文書に関する連載も４回目となりました。
今回は社内文書の文書実例をご紹介します。
社内文書の種類
まず、社内文書にはどのような種類があるのでしょうか？
大きくカテゴライズしてみます。
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報告
まずは報告ですが、これは使われることがいちばん多い種類の文書ではないでしょうか。出張報告、作業報告といった、社内では認識することができない仕事の報告を上司に対して行う場面が多いかと思います。
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連絡
こちらも非常に使われることが多い種類の文書ではないでしょうか。部下から上司に対して行うだけではなく、通知の回覧や、会議案内の連絡、取引先会社担当者の変更、健康診断の日程など、各課から全社へ、個人から全員など、広範囲にわたり配布する文書となります。
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指示・依頼
指示や依頼に関しては、身近なｃｇｙ5ｙｙｈｂｈ同一部署内でのやりとりというよりも、他部署、他部門といった自部署以外からの内容が多いのではないでしょうか。それには会社規程などの全社統一の通達から、営業部門から資材部門への購入の依頼など、ピンポイントからピンポイントの依頼まで多種、多様な文書が存在します。
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提案・相談・伺い
こちらの文書は、同一部署内で、特に上司に向けての文書となるケースが大半であると思われます。定期的、ルーティンでの文書ではなく、突発的、イレギュラーなことに対するものが多いのではないでしょうか。
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記録
業務内での内容、発生事項、事柄を記録するための文書となります。議事録や、営業記録やお客様一覧などの台帳、一覧などもこれにあたります
社内文書は重要なコミュニケーション手段となりますので、定められたルールのなかで適切な運用をしていく必要があります。
社内文書では、簡潔でかつ文書の目的が明確で、それを受け取った者に何をしてほしいかが分かることが大切です。
相談なのに、ただ発生した事実だけが記載されていても、読み手は何をしてよいか分かりません。
より効率的に、効果的にコミュニケーションをとる手段として、社内文書は重要です。