【連載】資料作成のこつ 第2回:ビジネス文書について

連載にて、資料作成のこつをご紹介していきます。

第2回となる今回は、そもそもビジネス文書とは何ぞやということを解説致します。

・ビジネス文書とは

ビジネス文書とは何でしょうか?

読んで字の如く、ビジネス、仕事上に使用する文書となりますが、これらは情報の伝達、意思表示、依頼、判断の確認などを目的としており、報告書、提案書、企画書、稟議書、連絡書など多岐にわたります。

ビジネス文書は、社内用、社外用を問わず用件を伝えること、記録として残すことを目的とします。

一言で用件を伝えるといっても、ビジネスシーンにおいて、用件はあらゆるシチュエーションで千差万別です。

ではいったい文書にすべき、ビジネス上の用件とは何でしょうか?

・ビジネス文書の種類

ビジネス上の用件、それを表現するビジネス文書の種類ですが、まず1つはビジネスでは基本中の基本の事柄です。

ビジネスの基本は報・連・相といわれる、「報告」、「連絡」、「相談」ならびに「指示命令」・「決裁」、「依頼」、「交渉」といったことがあげられます。そしてそれを文書にして「記録」・「保存」することが非常に重要となります

そして、それらのうちどこに向けての文書があるかというと、社内向け、社外向け(社外は対法人と対コンシューマ)の2つになります。

ビジネス文書は報・連・相と依頼・交渉の社内向け文書・社外向け文書(対法人向け)・社外向け文書(対コンシューマ向け)があるということです。

そしてビジネス文書の種類のもうひとつは、会社で規程された書式での人事、労務的な申請や諸届、部署間の指示書、設計するための仕様書や図面となります。

後者は業界、業種、職種によってさまざまな規定があり、各個社独自のものも多いため、本連載では割愛させて頂きますが、前者の業界、業種かかわらず適用できる一般的な文書に関してご紹介致します。

・ビジネス文書の管理

ビジネス文書の種類は分かりましたが、今度はそのビジネス文書の管理はどうでしょうか?

ビジネス文書は、用件を伝えること、記録として残すことが重要ですが、書き放し、送り放し、渡し放しとなっていないでしょうか。

どの文書が最新、最終であり、どこに保管されているかを管理、掌握して、すぐにとりだして確認できる状態になっていますか。

少し前の文書を確認するために、「どこだ」、「どれだ」と長い時間をかけて探していませんか

いくらすばらしい、分かりやすい、以降も汎用的に流用して、使用できるような文書を作成しても、一過性で終わってはもったいないことです

ビジネス文書の管理は、台帳、電子データ、原本(これは現在では不要な場合もあり)が一気通貫で検索できるような仕組みづくりをすることが非常に大切です。

・ビジネス文書の受領

もうひとつ、ビジネス文書は書くだけ、提出することだけではありません。

実際のビジネスの現場では、受け取ることも多々あるのではないでしょうか。

ビジネス文書は、受け取っただけでは終わりません。

受け取った文書の内容によっては、それに対して、社内への報告、連絡、また先方の会社への回答など、多くの対応作業が必要となります。

また受領したものは、いつ、どこから受領したのかを記録して、自社で作成したものと同様に保管する必要があります。

いかがでしょうか

普段、何げなく扱っているビジネス文書ですが、基本の考えはシンプルです。

シンプルだからこそ、難しいという側面もあります。

そんな難しいビジネス文書作成について、次回からは具体的なこつをご紹介していきます。