どのような業界、業種、職種においても、必ず行うことがある会議
今では、同じ部屋に集合して行う会議だけでなく、Skype等を利用したテレビ会議など、さまざまな方法で会議を行うことができます。
しかしながら、会議の本質は今も昔も変わらず不変のものであるはずです
結局何のために集まっているのか分からない会議
時間だけを浪費して、何も生まない会議
何のために自分は出席しているのか理解できない会議
「やるだけ時間の無駄だな」と会議に関して疑問を持ったことがある方がいらっしゃるかと思います。
ではいったいどのように会議を進めたら、効率的かつ効果があるのでしょうか
本記事では、無駄とならない会議の進め方に関してご紹介してまいります
会議の目的
そもそも会議とは何のためにするのでしょうか
会議には大別して以下３つの目的があります
意思決定をする
会議で決定すべき議題をとりあげて、それに対してどうすべきかを決定することです。
これは組織で動いている会社なら当然のことで、意見をだし、聞き、考えて、対応方針、購入、お客様への報告内容、とるべき対策など、決定する事項はその議題によって多岐にわたります。
「クレーム対応案を関係部署担当者・管理責任者に説明し、対応案を実施すべきか代案を出すか決定する」
「新製品開発のコンセプトを関係部署担当者・管理責任者に説明し、実行の可否を決定する」
等、会社としての取組、行動に関して決定します。
情報の収集・提案
ブレーンストーミングで新しいアイデアを生み出したり、新しい施策や対応を提案したり、ある事柄、問題に対する意見を収集したりと、情報の抽出させて、それを収集することです。
「ある問題に対して、対応策が担当者だけでは出ず、有識者の意見が欲しい」
「新商品のターゲットや価格、コンセプトなどの自由な意見を聞きたい」
等、さまざまな情報を集めます。
情報の伝達・共有
決定事項の伝達、指示出し、依頼や、状況の報告など、利害関係が一同に介して伝達することで、状況の理解やより全体理解を深めることです。
「現状の部門毎の売上と営業利益、販売動向の傾向に関して」
「プロジェクトのメンバー、分担の決定事項を伝え、今後の作業の遂行を促す」
等、情報を伝達、共有して、理解を深め、時にはモチベーションを高めます。
以上、３つの目的があり、この目的を達成するために、段取り、会議を進行させます
会議の段取り
会議だけではありませんが、事前準備、すなわち段取りをすることが非常に重要です。
会議を成功させるには、段取りによって成否が分かれるといっても過言ではありません
アジェンダと添付資料
会議の目的によっては、全くの手ぶらで、何も持たずにというケースもあるかもしれませんが、それはレアケースとして、大抵の会議にはアジェンダや資料があると思います。
アジェンダは会議の契約、予定、議論内容などで、具体的に記されている「議案」、「議題」、「議事」を含む場合もあります。また同じような意味に捉えられることが多い「レジュメ」ですが、レジュメは要約・概要の意味で、説明する内容を簡略に記載したものですので、アジェンダとは異なります。
議事次第をアジェンダ、説明する対象の事柄の要約・概要をレジュメと覚えておいて頂ければ差し支えないと考えます。
アジェンダを作る際には、会議の論点や課題・問題点、目指すべきゴールを考えることが大切です。
また、このようなアジェンダやそれに付随する資料は、会議室で配るのではなく、事前に配布して目を通しておいて頂くことをすれば、前もって理解することができるので、会議がスムーズです。
理想を言えば前日までに、それができないのであれば、最低でも１時間前には配布しておくことをお勧めします。
参加者・司会者の選定
ここも非常に重要です。
やはり、ここも目的に応じてですが、意思決定するのに入社間もない新入社員だけ集めて会議する。そんなことはないと思いますが、参加者は会議の目的に応じてどの部署の誰を召集すべきか、また司会者は誰が適任か、会議が有効に成立させるための重要事項です。
「とりあえず、関係している者、全員呼べばいい」
会議の目的やテーマによってはあるかもしれませんが、いろいろな意見が出て収集がつかなくなることもあります。
そんな乱暴な選び方ではなく、「●●の議題だから、●●の担当部門の責任者である◆◆さん、詳細が分からないと判断ができないので、実務担当者のリーダーの□□さん」というように合点がいく選び方をしましょう。
会議場所・機材
アジェンダ、必要資料、参加人数が分かれば、会議場所、必要機材が分かります。
例えば、参加者で遠方地の営業所の方の場合は、テレビ会議をするための機材や、資料を大画面に映したいのであれば、プロジェクター等の機材
会議室の広さや、機材の手配は遅れなく、確実に行いましょう。
時間の決定
最後は会議時間の決定です。
開始時刻はもとより、終了時刻は必ず定めましょう。
終了時刻を定めず、だらだらと続く会議ほど不毛なものはありません。
アジェンダをもとに、目的となるゴールへ、予定した時刻で導けるような取組が必要です
会議の進行
意見を出しやすくする雰囲気で
会議で意見を述べないのは「いても、いなくても同じだ」とは言われますが、役職、部署、年齢の違う人数が集まって、若い平社員が意見がいいずらい。
多々あることだと思います。
逆に会議に召集したのは、必要がある、意見が聞きたいからということが理由であるからと考えます。
司会者や運営者は会議参加者には自由に意見が言えるよう、話やすい質問から入るなどの工夫も必要です。
決まった人だけが意見を言うのであれば、会議ではありません。
決まったことだけを伝達すれば良いことになってしまいます。
会議は、あくまでも参加者の合意に基づいて意思決定されるものです。
時間管理を的確に
話しがそれて、本題の目的にいきつかなかった
参加者が思いつきで話して、本当に必要な議論にならず、時間だけが経過してしまった
本題からずれるようになったら、それをもとに戻すことが必要です
また、途中段階においても、一旦とりまとめを行い、時間通りに会議を終わらせることが大切です。
まとめと結論を明確に
会議のまとめ、結論は明確に司会者から話しましょう。
そこで、「いや、それは違うだろう」等と意見が出ないように
考え方に相違があれば、また結論は出ていないことになります
残念ながら、時間内で、会議の目的を果たせなかったということになりますが、あいまいなまま、終わらせるよりは、まだ目的を果たせていないということが、全員認識はできます。
また、次にどうするということが決められます。
議事録の作成
話しただけですと、参加者の記憶だけとなります
会議した内容を記録として残しておくことが必要です
記載の他にも、アジェンダや添付資料をあわせて残しておき、保管することで、記録として残して、後で見返し、確認や検証を行うことができます。
皆様の会社でも、会議に関しては賛否両論さまざまだと思います
メールや電話で済ませるのも効率化ではありますが、顔をつきあわせて行う会議は今後も重要であると考えます。